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Animer une Réunion

LES OUTILS D’ANIMATION DE RÉUNION

LE RÔLE DE L’ANIMATEUR d’une RÉUNION

Le rôle de l'animateur consiste à aider le groupe à atteindre ses buts et ses objectifs en favorisant la participation optimale des partenaires.  Tout en conservant le souci de la qualité et de l'efficacité du travail des membres, l'animateur doit porter une attention particulière aux phénomènes inhérents à la participation ainsi qu'au caractère humain du groupe, c'est-à-dire aux relations interpersonnelles et à l'ambiance, fibres qui permettent  de tisser la vie du groupe.

Plusieurs éléments contribuent à structurer et à bonifier les rencontres du groupe et à façonner sa personnalité : le style et l’atmosphère des réunions, le fonctionnement du club et les rôles des participants. L’animateur aura une grande part de responsabilité au niveau logistique, mais il dépend de chacun des participants que les rencontres soient tenues dans une ambiance agréable et soient efficaces.

 

• L’ordre du jour est envoyé en avance dans un délai raisonnable ou statutaire
• L’ordre du jour est préparé et distribué à chacun.
• L’endroit propose un aménagement physique agréable.
• Le temps de rencontre est bien circonscrit (et respecté).
• La convocation est claire et elle est envoyée à tous les partenaires invités.
• Le mode de structuration de réunion est établi.
• Le support audiovisuel est prévu, au besoin.

• Les participants sont bien accueillis.
• Chaque participant est présenté lorsqu’il y a de nouvelles personnes autour de la table.
• Le thème de la réunion est présenté et l’ordre du jour accepté.
• Les droits de parole sont demandés et respectés.
• Les discussions et les opinions de tous sont suscitées et encouragées.
• Des synthèses sont effectuées.
• Les points de vue sont clarifiés.
• La participation de tous est stimulée.
• Le temps d’antenne est réparti le plus également possible
• La réunion ne dépasse jamais 2 h.
• Les bavards sont réfrénés.
• Les décisions reposent sur l’accord de tous (ou selon vos modes décisionnels).
• Les conflits ou les tensions, lorsqu’ils surgissent, sont identifiés et des actions sont prises pour les régler.

• Le compte rendu ou le procès verbal est rédigé et envoyé rapidement aux membres invités (et non seulement aux partenaires présents).
• Le contact est maintenu avec les participants si nécessaire.

Voici une liste de suivis qui permet d'évaluer les réunions et les façons d’animer :

ACTIVITÉS

Fait

Bien connaître l’objectif de la réunion.

 

Déterminer un début et une fin à la rencontre.

 

Prendre le temps d’accueillir les participants en serrant la main de chacun.

 

Établir collectivement les règles de fonctionnement : droits de paroles, mode de décisions, etc.

 

Évaluer régulièrement la progression du groupe.

 

Positionner le groupe devant les problématiques en se demandant : « Est-ce que les objectifs sont rencontrés ? »

 

Répondre aux demandes des membres.

 

Répartir équitablement le temps d’antenne pour tous les participants.

 

Garder le focus sur l’Initiative et non sur vous-même.

 

Éviter de faire des tours de table quand vous êtes trop nombreux.

 

Lors de travaux en sous-groupes, les placer assez loin les uns des autres afin qu’ils ne se nuisent pas.

 

Avoir une période de feedback à la fin

 


Voici quelques trucs pour faire face aux participants plus difficiles à animer :

TYPE

DESCRIPTION

TRUCS PRATIQUES

LE BAVARD

Parle de tout, sauf du sujet et d’une façon intarissable.

 

• Ne plus soutenir son regard.

• L'asseoir à côté de vous.

• À la limite, l'animateur peut l'interrompre.

• Lui donner du feedback descriptif (je trouve que tu…) • Laisser faire le groupe s’il prend en charge le bavard.

LE SILENCIEUX

Se désintéresse de tout, se croit au-dessus ou au-dessous des questions discutées.

• Faire attention aux signes non verbaux.

• Aller le chercher du regard ou par un petit signe.

• Faire attention, un silencieux devient dérangeant à long terme.

L’INDIFFÉRENT

Il ne s’intéresse pas du tout au travail et communique son impression de perdre son temps.

• Trouver ses propres motivations.

• Essayer d'aller le chercher en fonction de ses intérêts

L’AGRESSIF

Il aime blesser les autres.

• Ne pas répondre à l'agressivité par le même ton. • Ramener la discussion à un ton plus bas.

• Déceler ses intentions dans ses comportements.

LE BOUFFON

Il a toujours beaucoup trop d’humour sur  tous les sujets et fait perdre le temps de tous en les faisant déborder sur des propos hors contextes. C’est une fuite, une protection, ce n’est pas impliquant. Empêche souvent la production du groupe.

• Ramener l’individu à l’ordre, à la tâche et à l’objectif.

• Nommer la situation si cela ne se règle pas.

 

LE THÉORICIEN

Il impose son opinion bien documentée à tous.  Peut être effectivement bien informé, ou tout simplement bavard, mais ne garde pas le cap sur les objectifs. Se trouve habituellement intéressant.

• Tenter de trouver une définition collective.

• Le couper, le ramener aux objectifs.

 

LE DÉVIANT

Il véhicule des valeurs qui ne rejoignent pas le groupe et fait perdre le temps à tous.

• Le ramener aux objectifs. • Déceler ses intentions dans ses comportements.

LE CHICANEUR

Il aime à discutailler, à s’opposer pour le plaisir.

 

• Le laisser s’exprimer et demander l’avis du groupe face à son opposition.

 


Organiser et animer des réunions efficaces


20 Critères pour Observer et Evaluer une réunion