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Organisation d’Évènements

Vous souhaitez organiser un ou des évènements au sein de votre association, nous vous conseillons fortement de considérer cet évènement comme un projet de club afin de mettre toutes les chances de votre coté pour la réussite de ce projet.
Nous vous invitons donc à suivre la fiche "Le Projet Associatif"


Manifestations Annuelles

Vous avez droit d’organiser 6 manifestations par an sans impôt : bal, club house, brocante, marchés,…

Quelles autorisations demander pour organiser vos manifestations ?

La demande d’autorisation dépend de la nature de la manifestation et du lieu où elle se déroule.
La plupart des manifestations recevant du public dans un lieu privé ne nécessitent pas d’autorisation spéciale, dès lors qu’il n’y a pas de risque de trouble de l’ordre public et dès lors qu’il ne s’agit pas d’activité à risque.


Vous pouvez organiser 6 fois par an des manifestations dans le but de faire rentrer de l’argent sans être imposé.
Selon la loi, sont exonérées de la TVA, les recettes de 6 manifestations de bienfaisance ou de soutien organisées dans l’année à leur profit exclusif par les organismes rendant des services à caractère social, éducatif, culturel ou sportif à leurs membres et les organismes présentant un caractère social ou philanthropique (art. 261-7 du Code Général des impôts)
- Ces manifestations doivent se différencier de l’activité normale de l’association. Elles doivent se différencier totalement de l’objet de l’association. Par exemple, une association culturelle ne pourra pas considérer un concert comme manifestation exceptionnelle si cette activité rentre dans son objet.
- Ces manifestations ne peuvent excéder 48h.
- 24h avant le début de la manifestation il est d’usage d’informer le service des impôts dont dépend l’association.

C’est un bon moyen pour pallier aux soucis de trésorerie : attention, il faut bien étudier le projet de manifestation pour être sûre de rentrer de l’argent.

Attention, l’ouverture d’un débit de boisson est strictement encadrée.

Deux paramètres sont pris en compte :
1. La durée d’ouverture du débit de boisson (temporaire ou non)
2. Présence de boissons alcoolisées ou non et quel type.

Avant toute chose il est nécessaire de connaître le système de classification des boissons (5 groupes) et le système de classification des débits de boissons (4 catégories)

5 groupes de boissons

groupe 1

boissons sans alcool, eux minérales ou gazéifiées, jus de fruit ou de légumes non fermentés, limonades, sirops, infusions, chocolats, thés, cafés etc.

groupe 2

boissons fermentées non distillées : vins, bières, panachés, cidres, poirés, hydromel, vins doux naturels soumis au régime fiscal des vins, crèmes de cassis, jus de fruits ou de légumes fermentés de 1,2 à 3% d’alcool

groupe 3

autres vins doux naturels, vins de liqueur, apéritifs à base de vin, liqueur ne titrant pas plus de 18% d’alcool pur

groupe 4

rhums, tafias, alcools de vin ne comportant aucune addition d’essence, provenant de la distillation des vins, cidres, poirés ou fruit et ne supportant aucune addition d’essence

groupe 5

toutes les autres boissons alcoolisées

 

4 Catégories de débits de boissons

1ecatégorie

vente de boissons  du 1ergroupe

2e catégorie

vente de boissons des groupes 1 et 2

3e catégorie

vente de boissons des groupes 1, 2 et 3

4e catégorie

vente de boissons des 5 groupes.


Le Code de la santé publique article L.333-2 envisage 2 cas de figure où il est possible d’ouvrir une buvette temporaire selon des formalités administratives simplifiées :
1. Pour la durée d’une manifestation publique, cette possibilité vise l’association organisatrice de la manifestation.
2. A l’occasion d’une foire, d’une vente ou d’une fête publique.

Ces autorisations sont possibles dans la limite de 6 autorisations annuelles.

Conditions à remplir:

- Autorisation administrative délivrée par arrêté du maire où est envisagée l’ouverture
- La demande d’autorisation doit être effectuée plusieurs jours à l’avance
- Respect des zones protégées : il est interdit d’ouvrir une buvette à proximité de certains lieux (hôpitaux, établissements scolaires, terrains de sport, édifices religieux…).
Des dérogations sont possibles.
- Les débits temporaires avec alcool organisées dans le cadre de manifestations festives ne peuvent faire l’objet d’aucune publicité de quelque sorte que ce soit. Cette interdiction ne s’applique pas aux buvettes sans alcool.
- La buvette ne peut vendre que des boissons des groupes 1 et 2.

Cas des associations sportives :
La loi Evin du 10 janvier 1991 interdit la vente et la distribution de boissons alcoolisées « dans les stades, dans les salles d’éducation physique, dans les gymnases et, d’une manière générale, dans tous les établissements d’activités physiques et sportives ». Cependant, il est possible de bénéficier de 10 dérogations annuelles de 48 heures chacune pour les débits de boissons de 1ère, 2èmeet 3èmecatégorie. Les dérogations sont accordées au club lui-même, et non à chaque section. Les dérogations doivent être adressées au maire au plus tard 3 mois avant la date prévue de la manifestation. Cette dérogation doit indiquer :

- La date de l’événement
- Sa nature
- Les conditions de fonctionnement de la buvette
- Les horaires d’ouverture
- Les catégories de boissons qui seront vendues

Sanctions : l’introduction sans autorisation de boissons alcooliques dans une enceinte sportive est punissable d’une amende de 90 à 7500€ et/ou d’une peine de deux mois à un an d’emprisonnement

 

Les cercles privés

Les cercles privés qui remplissent les 3 conditions ci-dessous bénéficient du régime atténué et ne sont pas soumis à la réglementation administrative des débits de boissons. Cependant ils doivent respecter les zones protégées :

- L’exploitation de la buvette ou du débit de boissons ne doit pas présenter un caractère commercial : les boissons ne doivent être vendues qu’à un tarif légèrement supérieur au prix d’achat.
- Le cercle ne doit proposer que des boissons de catégorie 1 ou 2.
- Les adhérents doivent être les seuls admis à consommer.

La réunion de ces 3 conditions dispense de la demande d’autorisation administrative mais pas de la déclaration fiscale auprès de la recette des douanes et des droits indirects.

 

Ci-dessous, une liste ( non exhaustive ) des différents évènements et manifestations que vous pouvez organiser ainsi que les règles et autorisations nécessaires à la bonne organisation ces dernières.

Repas :

Il est très fréquent que les associations proposent une restauration lorsqu’elles organisent une manifestation.
Cette restauration peut être préparée par les organisateurs eux-mêmes (en respectant les règles énoncées ci-dessous) ou confiée à un professionnel (restaurateur, traiteur …).
Il est plus fréquent d’avoir affaire à une restauration en remise directe lors d’une manifestation, car la restauration collective est pratiquée le plus souvent dans des collectivités telles les centres de vacances ou de loisirs.

Comment mettre en place une restauration ?

Pour mettre en place ce type d’activité, il est indispensable de respecter certaines règles.

La réglementation est stricte et cette activité peut être soumise au contrôle des Services vétérinaires.

Quelles règles élémentaires à respecter ?

- Les conditions d’hygiène et de propreté doivent être respectées.
- Les locaux dédiés à la préparation des aliments doivent respecter un agencement qui reprend les 3 grands principes suivants :

  1. la séparation des secteurs «propre» et «sale»;
  2. la séparation des secteurs «chaud» et «froid»;
  3. et le respect du sens de circulation des aliments, du «sale» vers le «propre».

En d’autres termes, il convient de respecter des circuits séparés.

Par ailleurs :

- Il est obligatoire de se laver les mains avant la préparation des aliments.

- Il ne faut pas stocker d’aliments à l’air libre.

- Tous les aliments que l’on souhaite conserver doivent être conditionnés.

- Il faut toujours respecter la chaîne du froid et servir les plats chauds à plus de 63 degrés et les plats froids à moins de 10 degrés.

- Les surfaces en contact avec les aliments y compris les comptoirs de vente, les étals et les tables doivent être bien entretenus et faciles à nettoyer.

- Ces surfaces doivent être maintenues dans un état permanent de propreté.

« Les loteries de toute espèce sont prohibées» tel est le principe posé par la loi du 21 mai 1836 modifiée. Est considérée comme loterie toute opération présentant les traits suivants

  • Ouverture au public
  • Espérance d’un gain
  • Intervention du hasard (même partiellement)
  • Participation financière du public (même minime)

Sanctions : l’organisation d’une loterie constitue un délit passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 150 000€ et la fermeture de l’association définitive ou pour 5 ans, et d’un emprisonnement pouvant aller jusqu’à 2 ans. Cependant il existe 2 exceptions :

1 - Les loteries et tombolas à caractère associatif

« Les loteries d’objets mobiliers exclusivement destinées à des actes de bienfaisance, à l’encouragement des arts ou au financement d’activités sportives à but non lucratif, lorsqu’elles auront été autorisées dans les formes déterminées par décret en Conseil d’Etat » peuvent échapper à l’interdiction.
L’autorisation est accordée par le préfet du département où est domiciliée l’association.
Si une association organise une loterie ou tombola à l’extérieur de son département, elle a intérêt d’informer la préfecture du lieu de la manifestation afin d’éviter tout litige de dernière minute.

L’autorisation est accordée si ces 4 conditions sont réunies :
- Une circulaire du ministère de l’intérieur précise que l’organisme sollicitant l’autorisation « doit avoir statutairement pour activité principale la bienfaisance, l’encouragement des arts ou la pratique d’une activité sportive».
Il doit également témoigner d’une relative ancienneté qui constitue une garantie de sérieux.

- La loterie doit porter exclusivement sur des objets mobiliers (en général de faible valeur)
- Les frais d’organisation de doivent pas dépasser 15% du capital d’émission
- Si le capital d’émission dépasse 7500€, le bilan du dernier exercice financier est exigible et doit être équilibré.

Certaines préfectures ont établi un formulaire type de demande d’autorisation de loterie où l’organisme doit faire apparaître l’ensemble de ces critères.

2 - Les lotos traditionnels

Le loto désigne le jeu de hasard où les joueurs disposent de cartons portant chacun 15 numéros, correspondant à des jetons numérotés que l’on tire tour à tour, le gagnant étant le premier à pouvoir emplir sa carte. Les lotos doivent répondre à ces conditions :

- IIs doivent être organisés dans un cercle restreint (personnes ayant des activités ou des affinités identiques avec pour finalités de procurer à l’association organisatrice une source de financement)
- Ils doivent être organisés dans un but social, culturel, scientifique, éducatif, sportif ou d’animation local.
- La mise est au maximum de 20€.
- Les lots ne doivent pas être des sommes d’argent et ne peuvent pas être remboursés.

Si l’organisation d’un loto traditionnel répond à toutes ces conditions, il n’y a pas besoin d’effectuer de demande d’autorisation administrative préalable.
Seuls 3 lotos annuels peuvent être exonérés de taxes et d’impôts. Au-delà, l’association peut voir son statut d’organisme non-lucratif remis en cause.

Attention : une loterie organisée tous les ans ne sera pas considérée comme régulière, mais elle le sera si elle a lieu tous les mois.


La vente d’objets mobiliers, même par des particuliers, doit être considérée comme un véritable acte de commerce : une association organisatrice de brocantes doit effectuer certaines démarches.

1 - Autorisations administratives

Si la brocante a lieu dans un espace public non destiné à la vente de marchandises (sur la voie publique par exemple), la structure organisatrice doit faire une demande d’autorisation d’occupation temporaire du domaine public.

L’autorisation est délivrée :

  • Par le préfet si l’ensemble des surfaces de vente utilisées est supérieur à 300 mètres carrés
  • Par le maire si l’ensemble des surfaces de vente utilisées est inférieure à 300 mètres carrés

La demande d’autorisation est adressée à l’autorité compétente 5 mois au plus et 3 mois au moins avant la date prévue pour la vente.

2 - Tenue d’un registre des vendeurs

« Les particuliers non-inscrits au registre du commerce et des sociétéssont autorisés à participer aux ventes au déballage en vue de vendre exclusivement des objets personnels et usagés deux fois par an au plus… »

Loi du 2 août 2005, dite loi Dutreil, Article 21

Les associations ne sont donc pas concernées par cette limitation mais ont le devoir de contrôler la fréquence de participation des particuliers à ces ventes.

Ainsi, l’article 321-7 du Code Pénal rend obligatoire la tenue d’un registre de vendeurspour les organisateurs de brocantes. Le but de ce registre est de permettre l’identification de tous les participants à cette manifestation. La préfecture doit tenir à jour un fichier informatique indiquant les personnes ayant déjà participé à des brocantes et braderies

Le registre est tenu par les organisateurs et doit mentionner :

  • Les noms, prénoms, qualités et domiciles des vendeurs
  • La nature, le numéro ou la date de délivrance de la pièce d’identité produite par celle-ci avec l’indication de l’autorité qui l’a établie.

Ce registre doit être coté et paraphé par le commissaire de police ou, à défaut par le maire de la commune où est situé l’établissement ouvert au public.
Il est établi à chaque manifestation et est déposé en préfecture ou sous-préfecture au plus tard dans les 8 jours qui suivent la manifestation.

Sanction : la non-tenue du registre peut être punie par une amende de 30 000€ et/ou d’un emprisonnement de 6 mois.

L’exercice des professions du spectacle vivant est strictement réglementé. La règle veut que tout organisateur de spectacle soit titulaire d’une licence d’entrepreneur du spectacle (ordonnance n°45-2339 du 12 octobre 1945).
Trois types de métiers sont répertoriés, auxquels correspondent 3 licences :

  • Exploitants de lieux de spectacles
  • Producteurs de spectacles ou entrepreneurs de tournées
  • Diffuseurs de spectacles

Dispense de licence en cas d’activité occasionnelle:

Si l’activité d’entrepreneur de spectacles est occasionnelle, dans la limite de 6 représentations par an, la licence n’est pas obligatoire pour :

  • Toute personne physique ou morale qui n’a pas pour activité principale ou objet l’exploitation de lieux de spectacles, la production ou la diffusion de spectacles
  • Le groupement d’artistes amateurs bénévoles, y compris ceux qui font appel à un ou plusieurs artistes du spectacle percevant une rémunération

Une déclaration doit néanmoins être effectuée en préfecture, au minimum un mois avant la date prévue de la représentation.

Afin de bénéficier du régime dérogatoire des 6 manifestations annuelles, il suffit d’envoyer pour chacune d’entre elles, un courrier à l’administration fiscale et à la municipalité.

Dans la limite de 6 manifestations exceptionnelles par an, l’exonération des recettes occasionnées porte :

  • Sur le prix d’entrée à la manifestation et aux différents spectacles organisés dans ce cadre
  • Sur toutes les recettes perçues dans le cadre de ladite manifestation.

 Guichet Unique du Spectacle occasionnel

Tous les groupements d’artistes qui n’ont pas comme activité principale l’exploitation de lieux de spectacles ou de parcs de loisirs, ni la production ou la diffusion de spectacles, doivent procéder devant le GUSO :

  • Aux déclarations d’embauches et d’emploi d’artistes en CDD
  • Au paiement des cotisations sociales. Une majoration de 6% du montant des cotisations et contributions qui n’ont pas été versées à la date d’exigibilité sera appliquée.

Toute les démarches peuvent s’effectuer en ligne :http://www.guso.com.fr/
Vous pouvez joindre le GUSO au 0 810 863 342

Respect des droits d’auteur

Deux semaines avant le spectacle, il convient de signaler le spectacle à la société concernée afin de s’acquitter des droits attachés à l’exploitation de l’œuvre. (par exemple, la SACEM)